Pour les agences immobilières

Collectez les dossiers locataires sans les reconstruire dans votre boîte mail.

Un candidat, une caution, des pièces manquantes et trois canaux de réception : le tri commence avant même l'étude du dossier. Avec Tapir, vous configurez votre liste, le candidat ne voit que les éléments qui le concernent et votre équipe retrouve un dossier classé, à valider pièce par pièce.

Créer mon espace gratuitementVoir le parcours candidat et caution
Configuration en quelques minutes · Aucune installation

Une liste claire pour le candidat

Il sait exactement ce qu'il doit déposer, sans deviner dans un e-mail.

Un parcours distinct pour la caution

Ses pièces ne se mélangent plus à celles du candidat.

Une correction ciblée si une pièce est refusée

On ne redemande que l'élément à corriger, pas tout le dossier.

Le tri qui recommence

Le temps perdu n'est pas dans la décision. Il est dans la chasse aux pièces.

Une annonce est publiée. Les premiers candidats répondent. Un justificatif arrive en photo dans un e-mail, les ressources dans un second message, la caution répond deux jours plus tard. Entre-temps, la même question revient : « Qu'est-ce qu'il manque encore ? » Votre équipe recopie la liste, cherche dans les fils et relance sans savoir si la réponse est déjà arrivée ailleurs.

Boîte mail partagée3 fils ouverts
RE: justificatif domicile — photo floue9h14
pièces_caution.zipHier
FWD: ressources candidat — 2e envoiLun.

Notez vos propres hypothèses : nombre moyen de candidatures à relancer × minutes par relance × coût horaire chargé. Ce total est le coût de la collecte avant même l'étude locative.

Le bien et le temps de l'équipe sont immobilisés par l'incomplétude — avant même l'étude du dossier.

Arrêter de collecter des documents par e-mail

Candidat et caution

Le candidat ne doit pas recevoir la liste de sa caution par erreur.

Dans votre modèle, chaque catégorie de pièce est définie une fois. Une question « Une caution intervient-elle dans ce dossier ? » peut faire apparaître le parcours complémentaire au bon moment.

01

Parcours candidat

Le formulaire peut demander les catégories que votre agence a choisies pour le candidat : identité, domicile, situation professionnelle et ressources. Les champs et pièces masqués ne sont ni requis ni conservés.

02

Parcours caution

Si une caution est indiquée, le modèle affiche son propre parcours. Son dossier n'est pas un copier-coller de celui du candidat : votre équipe y définit les pièces pertinentes et les revoit séparément.

03

Relecture à la bonne pièce

Une photo illisible ou un document qui ne correspond pas à ce que vous attendez ? Refusez cette pièce avec un commentaire. Le candidat corrige uniquement cet élément.

Modèle · Dossier de location

Une caution intervient-elle dans ce dossier ?

Oui

Pièces candidat

  • Identité
  • Domicile
  • Situation professionnelle
  • Ressources

Pièces caution

  • Identité
  • Domicile
  • Ressources

Exemple de configuration. Votre agence reste responsable de la liste demandée et de l'étude du dossier.

Cadre réglementaire

Configurez votre modèle à partir de la liste que votre agence doit appliquer.

Pour les locations visées, le décret n° 2015-1437 fixe les pièces justificatives pouvant être demandées au candidat et à sa caution. La liste officielle distingue leurs situations. Elle mérite d'être vérifiée par la personne responsable de vos procédures avant toute mise en ligne ou modification de modèle.

Consulter le décret n° 2015-1437 sur Légifrance

Tapir n'indique pas qu'une pièce est légalement demandable, suffisante ou authentique. Il vous permet de configurer, demander, classer et revoir les éléments que votre agence a décidé de collecter.

Le parcours

Du premier lien au dossier à étudier, en quatre étapes.

01

Vous créez votre modèle

Vous ajoutez vos catégories de pièces et les conditions utiles, sans code.

02

Vous partagez un seul parcours

Depuis votre site ou un lien envoyé au candidat, le dépôt commence au même endroit.

03

Le candidat dépose et reprend plus tard

Son brouillon est sauvegardé ; il reçoit des relances automatiques si le dépôt reste abandonné.

04

Votre équipe revoit le dossier

Elle valide ou refuse pièce par pièce. Une fois accepté, le dossier devient immuable et peut être exporté classé.

Comment fonctionne le widget Tapir

Ce que chacun gagne

Une liste plus nette pour le candidat. Une revue plus calme pour l'agence.

Pour le gestionnaire locatif

Vous voyez ce qui est manquant sans rouvrir quatre canaux. Le même modèle sert au prochain dossier, sans reconstruire la liste.

Pour l'assistant·e d'agence

Vous refusez une pièce précise avec un commentaire au lieu d'écrire une nouvelle relance complète.

Pour le candidat et sa caution

Chacun sait ce qu'il doit déposer et peut reprendre son brouillon. Personne ne devine dans quel e-mail envoyer son document.

Sécurité des pièces

Avant de demander des documents personnels, vérifiez les mécanismes de sécurité.

Les documents sont stockés en Europe. Les membres habilités de votre organisation accèdent aux dossiers, les changements de statut sont horodatés et attribués à leur auteur, et les pièces d'un dossier validé sont détruites automatiquement 30 jours après validation. La durée de production doit être vérifiée avant publication.

Voir ce que Tapir fait concrètement pour vos documents

Questions fréquentes

Les questions des agences avant de changer leur collecte.

01

Tapir décide-t-il si je peux louer à un candidat ?

Non. Tapir collecte et organise les pièces ; votre agence décide de sa liste, de son étude et de la suite donnée au dossier.

02

Tapir garantit-il que ma liste de pièces est conforme ?

Non. Le décret n° 2015-1437 et les sources officielles restent la référence à vérifier. Tapir n'est pas un conseil juridique et ne remplace pas la mise à jour de vos procédures.

03

Puis-je séparer le parcours du candidat et celui de la caution ?

Oui. Vous pouvez créer des champs, pièces et conditions afin d'afficher le parcours complémentaire lorsqu'une caution est déclarée.

04

Que se passe-t-il si une pièce est illisible ?

Votre équipe la refuse avec un commentaire. Le candidat ne renvoie que la pièce refusée.

05

Les candidats peuvent-ils revenir plus tard ?

Oui. Le brouillon est sauvegardé automatiquement. Les brouillons abandonnés peuvent recevoir des relances automatiques aux jours configurés dans Tapir.

06

Tapir remplace-t-il mon logiciel de gestion locative ?

Non. Tapir intervient en amont : il recueille et classe les pièces. Vous exportez ensuite le dossier pour poursuivre l'étude dans vos outils habituels.

La prochaine candidature peut arriver dans un dossier, pas dans une conversation.

Créez votre premier modèle de collecte. À la prochaine annonce, votre équipe commence par étudier le dossier plutôt que le reconstituer.

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