Pour chaque session, vous définissez les pièces que votre équipe souhaite recevoir. Le stagiaire dépose depuis votre site, vous validez ou refusez chaque pièce, et le modèle demandé reste associé au dossier déposé. Tapir vous aide à organiser cette collecte; il ne fait pas l'audit Qualiopi à votre place.
Configuration en quelques minutes · Aucune installationUne liste claire pour chaque session
Le stagiaire sait ce qu'il doit déposer pour cette session.
Une correction ciblée pour le stagiaire
On ne redemande que la pièce refusée, pas tout le dossier.
Le modèle demandé reste associé au dossier
Modifier le catalogue n'efface pas ce qui a été demandé.
Pièces demandées
Modèle de session
Gelé au dépôt
Historique
Validation par membre habilité — 14 mars · 11:28
Quand la preuve manque
Avant une session, votre équipe demande des documents. Pendant la session, une pièce arrive en retard ou doit être corrigée. Plusieurs mois après, quelqu'un demande ce qui avait été demandé, quand cela a été validé et quelle version du document avait été reçue. Si la réponse dépend d'une boîte mail, d'un nom de fichier ou de la mémoire d'une personne, le dossier devient une enquête.
Mesurez chez vous : nombre de dossiers à reconstituer × temps moyen de recherche × coût horaire chargé. Ce coût n'est pas pédagogique; il vient du parcours de collecte.
Le dossier devient une enquête dès que la preuve dépend d'une boîte mail.
Modèle de session
Dans Tapir, le modèle de collecte est gelé dans le dossier au moment du dépôt. Modifier votre catalogue pour une nouvelle session ne réécrit pas ce qui avait été demandé dans un dossier déjà déposé.
01
Convention ou contrat, document de positionnement, attestation, éléments liés à une session : votre organisme compose la liste qui correspond à sa prestation et à ses procédures. Tapir ne fournit pas une liste Qualiopi universelle.
02
Les conditions du formulaire peuvent afficher les pièces ou champs qui correspondent aux réponses. Les éléments masqués ne sont ni requis ni persistés.
03
Votre équipe valide ou refuse pièce par pièce, avec un commentaire. Chaque changement de statut est horodaté et attribué à son auteur.
Modèle de session — gelé au dépôt
Pièces du dossier
Historique de statut
Qualiopi et limites
Le Référentiel national qualité est organisé autour de sept critères et les modalités d'audit sont définies par les textes officiels. Les preuves attendues dépendent de vos prestations, de votre organisation et de l'évaluation de l'auditeur. Tapir peut aider à structurer la collecte et la revue de certains documents; il ne rend pas votre organisme Qualiopi, ne vérifie pas vos indicateurs et ne remplace pas l'audit.
Le parcours
Ajoutez les champs, les pièces et les conditions sans écrire de code.
Le stagiaire démarre son dépôt depuis la page choisie par votre organisme.
Son brouillon est sauvegardé automatiquement; les brouillons abandonnés reçoivent des relances automatiques aux jours configurés.
Elle valide ou refuse une pièce avec un commentaire. Une fois accepté, le dossier est immuable et exportable.
Intégration
Ajoutez un élément data-tapir-cta là où vous souhaitez le bouton officiel, ou utilisez data-tapir-open sur votre propre bouton. Le widget fonctionne avec WordPress, Wix, Webflow, Squarespace, Shopify et les sites sur-mesure.
<script
src="https://widget.tapir-app.com/tapir-widget.js"
data-organization-id="VOTRE_ORGANISATION_ID"
async
></script>Sécurité des pièces
Vos documents sont stockés en Europe. Seuls les membres habilités de votre organisation accèdent aux dossiers et chaque changement de statut est horodaté et attribué à son auteur. Les pièces d'un dossier validé sont détruites automatiquement 30 jours après validation. Vérifiez la configuration de production de cette durée avant de la communiquer.
Questions fréquentes
Non. Tapir organise la collecte et la revue de pièces. La certification, les indicateurs, vos procédures et l'audit restent de la responsabilité de votre organisme et de son certificateur.
Oui. Vous créez votre propre modèle de collecte avec les champs, pièces et conditions qui correspondent à votre procédure. Le modèle est gelé dans le dossier au dépôt.
Non. Tapir ne propose pas de signature électronique. Il permet de demander, recevoir et revoir les fichiers que votre organisme a choisis.
Aucune intégration native à ces outils n'est proposée. Tapir fournit une API publique documentée pour les organisations qui souhaitent construire leur propre automatisation.
Votre équipe refuse la pièce concernée avec un commentaire. Le stagiaire ne redépose que cette pièce.
Les pièces d'un dossier validé sont détruites automatiquement 30 jours après validation. Vérifiez la configuration de production avant de reprendre cette durée dans vos propres communications.
Créez un modèle pour une session, laissez vos stagiaires déposer ce qui leur est demandé et reprenez la revue là où elle doit se faire : pièce par pièce, dans un dossier classé.
Configuration en quelques minutes · Aucune installation